Aankoop software voor een digitaal evenementenloket en materiaalverhuur

Description du marché

De aanbestedende overheid wenst een online softwaretoepassing aan te kopen voor de registratie, opvolging en administratieve afhandeling van evenementen en materiaalverhuur, met oog om dit in de toekomst ook uit te breiden naar een module voor zaalverhuur (terbeschikkingstelling van de sport- en cultuuraccommodaties). Momenteel beschikt het lokaal bestuur nog niet over een elektronische toepassing voor de verschillende onderdelen. Evenementen worden op vandaag via 2 systemen aangevraagd, via een webformulier op de website of via het programma Riho-Seas (voor grotere evenementen). Er is geen digitaal opvolgingssysteem voor evenementen. Materiaalverhuur wordt op vandaag afgehandeld via Vintia. Beide toepassingen vragen een consequentere dossieropvolging met de nodige koppelingen naar de gebruikte software binnen het lokaal bestuur. Het doel van de toepassing bestaat erin om de aanvraag voor de organisatie van een evenement en de reservering van materialen te faciliteren door het ter beschikking stellen van online platform, met op lange termijn ook de mogelijkheid tot het reserveren van de gewenste sport- of cultuuraccommodatie. Op deze manier is het zowel voor de burgers, verenigingen als de betrokken ambtenaren en adviesverleners mogelijk om via één online platform alle aanvragen te behandelen, op te volgen en af te handelen. Dit zorgt enigszins voor een efficiëntere workflow, maar anderzijds ook voor een betere opvolging. Er moet rekening gehouden worden dat de aanvragen in diverse grootordes kunnen binnenkomen, en dus ook telkens op maat van de aanvraag behandeld moeten worden. Zo kan het gaan om een beperkte aanvraag zoals bv. een vinkenzetting, maar evengoed over een grootschalig evenement waarbij hulp- en interventiediensten betrokken zijn zoals bv. de jaarlijkse jaar- en avondmarkt.

Pouvoir adjudicateur

Secteur d'activité

Suites logicielles