Aanstelling van een communicatiebureau

Lokaal Fonds wenst een overheidsopdracht uit te schrijven voor het onderhouden en het aanbrengen van aanpassingen aan de bestaande website/extranet/DMS en het hosten van de website van het Lokaal Fonds. Het onderhoud van de website, het extranet en het DMS garandeert een goede werking en bescherming tegen datalekken. Het gaat hierbij om: A. Hosting en support Hosting De website moet gehost worden. Dagelijks wordt er een back-up gemaakt en kan er, indien nodig, binnen de 12 uur op vraag van het Lokaal Fonds een restore teruggezet worden. Naleving van NIS2-richtlijn De leverancier zal voldoen aan de EU-richtlijn inzake beveiliging van netwerk- en informatiesystemen. Webserverbeveiliging Standaardwachtwoord wijzigen, lokale beheerders hernoemen, ongebruikte accounts uitschakelen. Veel servers, en zelfs bepaalde software, hebben standaard gebruikersnamen en/of wachtwoorden. Schakel lokale beheerdersaccounts uit of hernoem ze, wijs complexe wachtzinnen toe die willekeurig en uniek zijn voor elk lokaal beheerdersaccount om verspreiding te voorkomen met gedeelde lokale beheerdersreferenties. Sluit alle ongebruikte services en poorten af Ongebruikte open poorten en / of ongebruikte services zijn favoriete toegangspunten voor kwaadaardige code. Ze sluiten, is een eenvoudige en effectieve maatregel die de functionaliteit van de machines niet schaadt. Evalueer alle services die op een server worden uitgevoerd en ga na of de service moet worden uitgevoerd. Schakel alle services uit als ze niet worden gebruikt (SMTP, webservices, lokale databases, Telnet, SSH, .... ) Sta geen directe externe verbindingen met servers toe Externe verbindingen met servers worden gebruikt voor technische Interventies op externe machines. Ze stellen teams ter plaatse in staat hun taken uit te voeren zonder fysieke toegang tot beveiligde IT-kamers te vereisen. Definieer beheerstation of jump-stations die alle benodigde tools op die machines hebben voor administratieve taken, en beperk elke directe externe verbinding (bijv. Remote Desktop) met die machine vanaf elke machine, behalve de beheer- of jump-stations. Gebruik beheernetwerken / stations voor serverbeheer Het hebben van een apart netwerk of een beheerzone die is toegewijd aan de servers en hun administratie is een voorbeeld van het isoleren van kritieke bronnen en maakt het moeilijker om schadelijke code te verspreiden. Door de fysieke scheiding van gevoelige bronnen, ook op Infrastructuurniveau, kunnen risico's worden gecompartimenteerd en wordt verspreiding tussen verschillende beveiligingsniveaus voorkomen.     Gebruik alleen individuele accounts en deel nooit wachtwoorden Gebruikersaccounts en vooral Admin-accounts en hun bijbehorende unieke wachtwoorden moeten aan een specifieke gebruiker worden gekoppeld. Gebruik nooit generieke accounts voor administratie (root, administrator, .... ). Maar gebruik alleen genoemde accounts en deel ze NOOIT. Werk al uw stuurprogramma’s bij Controleer regelmatig op stuurprogramma- en firmware-updates voor alle fysieke en virtuele servers. Beheer van kwetsbaarheden De opdrachtnemer zorgt ervoor dat er een gecentraliseerde, up-to-date kwetsbaarheidsscanner aanwezig is en voert minimaal één keer per maand een volledige netwerkscan uit. Versleuteling Alle gegevens in rust moeten worden versleuteld met minimaal 256Bit-versleuteling. Website-beveiliging Naast de standaardvereisten In verband met patchbeheer, serverbeveiliging en netwerktoegang, moeten aanvullende beveiligingsmaatregelen worden geïmplementeerd voor websites, webgebaseerde applicaties en webservices. Support Naast de ontwikkeling van de website moet men ook rekening houden met de verdere ondersteuning bij de exploitatie van de website en onderliggende infrastructuur. De inschrijver maakt afspraken over wat de tijd tot reactie is en de tijd tot correctie. B. Onderhoudsplan Het onderhouden van de bestaande website, het extranet en het DMS (= document management system). Het onderhoudsplan bevat onder andere de volgende elementen: Back-ups Updates Opschoning Linkcontrole SEO optimalisatie Technische optimalisatie Manueel nazicht Bijkomende elementen die hier niet vermeld worden Het moet compatibel zijn met het huidige systeem, de continuïteit moet verzekerd zijn. C. Doorvoeren van aanpassingen a. Het doorvoeren van aanpassingen aan de bestaande website. Het gaat hierbij om: • Inhoudelijke aanpassingen • Aanpassingen door support. Het gaat hierbij om: o Menu onderdelen en volgorde o Kleuren o Achtergrondkleur of -afbeelding website o Thema van de website o Andere aanpassingen die hier niet vermeld worden b. Het doorvoeren van aanpassingen aan het bestaande extranet. Een deel van de beschikbare informatie wordt via een beveiligde verbinding toegankelijk gemaakt voor een selecte groep gebruikers (Uitvoerende Comités, Raad van Bestuur, Thesauriecompartiment). Het gaat hierbij om: • Inhoudelijke aanpassingen • Aanpassingen door support c. Het doorvoeren van aanpassingen aan het bestaande DMS (= document management systeem). Het gaat hierbij om: • Inhoudelijke aanpassingen • Aanpassingen door support d. Overlegmomenten Regelmatige overlegmomenten worden voorzien.

Het Lokaal Fonds wenst een structurele samenwerking op te zetten met een communicatiebureau dat instaat voor de uitvoering en ondersteuning van de courante communicatie, over alle relevante communicatiekanalen en -dragers heen, in overeenstemming met de bestaande huisstijl en communicatierichtlijnen. Omschrijving van de opdracht De opdracht omvat voornamelijk de uitwerking, vormgeving en redactionele ondersteuning van communicatiemiddelen. De onderstaande lijst is niet-exhaustief. a. Communicatieadvies en - strategie b. Design en vormgeving • Ontwikkeling en opmaak van communicatiedragers binnen de huisstijl, waaronder: o templates voor externe en interne nieuwsbrieven; o lay-out en vormgeving van werkingsverslagen, folders, documenten voor Uitvoerende Comités, presentaties, posters, enz.; • Ontwikkeling van digitale communicatietools voor o.a.: o website; o sociale media; o communicatiecampagnes; • Ontwikkeling van infographics; • Ontwikkeling van fysieke communicatiemiddelen, onder meer voor evenementen (signalisatie, banners, roll-ups, drukwerk, enz.). c. Redactionele ondersteuning • Redactie, herschrijven en eindredactie van teksten voor diverse communicatiekanalen (online en offline); • Aanpassing van teksten aan doelgroep, kanaal en communicatiedoelstellingen. d. Werkwijze en samenwerking De opdrachtnemer werkt in nauwe samenwerking met de aanbestedende overheid en stemt de uitvoering van de opdrachten af op: • De communicatiestrategie; • De huisstijl en tone of voice; • De inhoudelijke input en goedkeuring door de aanbestedende overheid. Bijkomende informatie: De verschillende kanalen en publicaties van het Lokaal Fonds zijn terug te vinden via www.lokaalfonds.be, LinkedIn, Facebook en Instagram. Het gaat meer concreet, naast de website en social mediakanalen, jaarlijks om vier externe digitale nieuwsbrieven, een geïllustreerd jaarverslag, wekelijkse posts op LinkedIn – Facebook en Instagram. Bijkomend is visuele ondersteuning nodig via infographics, foto- en beeldmateriaal, presentaties, ...

Binnen dit perceel wenst het Lokaal Fonds een samenwerking op te zetten voor de organisatie en communicatie van meerdere activiteiten, die onder meer kunnen plaatsvinden naar aanleiding van bijzondere gelegenheden, zoals het tienjarig bestaan van de aanbestedende overheid dat plaatsvindt in 2026. Omschrijving van de opdracht De opdracht omvat voornamelijk de volgende taken (niet-exhaustieve lijst): • ideeën aandragen voor ‘speciale’ activiteiten • ondersteuning bij de organisatie van activiteiten (concept, planning en uitvoering); • uitwerking van een communicatie- en promotieplan per activiteit; • afstemming van alle communicatie-uitingen op de huisstijl en communicatierichtlijnen van de aanbestedende overheid; • coördinatie van de productie van communicatiemiddelen (online en offline); • ondersteuning bij perscommunicatie en publiekscommunicatie. De opdrachtnemer kan bijkomende taken of voorstellen formuleren die bijdragen tot het welslagen van de activiteiten, mits voorafgaande goedkeuring door de aanbestedende overheid. Bijkomende informatie: Het feestjaar wordt opgebouwd rond drie centrale evenementen: • Een evenement voor vrijwilligers, inclusief gastspreker en receptie • Een workshop voor vrijwilligers • Een buitenexpo met als titel ‘10 jaar, 10 verhalen’ met focus op de mens, omgeving en de impact. o Werd reeds gegund middels een andere overheidsopdracht • Event voor leden en vrijwilligers Er wordt een specifiek event georganiseerd voor de vrijwilligers. Concept • Inspiratiecafé met gastspreker • Preview van portretten, video’s of kort filmpje over 10 jaar LF • Walking dinner, geen zittende receptie • Leden Uitvoerende Comités bedanken • Fotomoment met leden (portretten)