Consultancy opdracht – Optimalisatie administratieve ondersteuning t.b.v. vrije tijd

Description du marché

De opdracht betreft het leiden en doorlopen van het traject van de optimalisatie van de administratieve ondersteuning ten behoeve van de afdeling vrije tijd. De gemeente wil de administratieve ondersteuning binnen de koepel Vrije Tijd grondig herorganiseren. Vandaag zijn de administratieve taken versnipperd over verschillende diensten (cultuur, sport, jeugd, evenementen, …) en locaties. Dat leidt tot uiteenlopende werkwijzen, beperkte kennisdeling, inefficiënt gebruik van capaciteit en weinig gestroomlijnde processen. Met de geplande centralisatie van de administratieve diensten in het vernieuwde gemeentehuis (opening september 2026) ontstaat het momentum om deze werking te versterken en te uniformiseren. De externe projectmanager krijgt daarom de opdracht om een eengemaakte administratieve pool uit te werken voor alle vrijetijdsdiensten, inclusief een duidelijke taakverdeling, uniforme en geoptimaliseerde processen, en een helder kader voor samenwerking en aanwezigheid in het nieuwe gebouw. Daarbij hoort ook het inventariseren van de administratieve taken binnen de bibliotheek (voor zover relevant voor Vrije Tijd) en in de overige gebouwen waar dienstverlening plaatsvindt, inclusief taken uit concessieovereenkomsten met externen. Het project omvat eveneens het formuleren van aanbevelingen voor aanpassingen aan retributie‑ en andere reglementen, wanneer procesoptimalisaties hierop impact hebben. Daarnaast wordt van de projectmanager verwacht om de diensten mee te nemen in het verandertraject en de nieuwe werking te verankeren na de verhuis (change management en nazorg). De opdracht loopt zeven maanden, met een werkritme van 2 dagen per week (behalve in juli–augustus, waar dit wordt teruggebracht tot 1 dag per week). Deze overeenkomst wordt intiuitu personae aangegaan. De inschrijver stelt bijgevolg ook slechts één persoon voor om de dienstverlening uit te voeren, dewelke niet vervangen kan worden gedurende de looptijd van de overeenkomst.

Pouvoir adjudicateur

Secteur d'activité

Services aux entreprises: droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité