Digitalisering van fysieke personeelsdossiers met aankoop en onderhoud van een digitaal archiveringssysteem

Description du marché

De Politiezone van Oostende wenst een opdrachtnemer aan te stellen die instaat voor de «b»implementatie van een digitaal archiveringssysteem«-b» voor het beheer van personeelsdossiers. Momenteel worden alle personeelsdossiers uitsluitend in papieren vorm beheerd. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij in eerste instantie alle bestaande dossiers digitaliseert door middel van scanning en deze vervolgens integreert in het door hem voorgestelde digitaal archiveringssysteem. Deze opdracht wordt opgesplitst in twee deelopdrachten, nl: «b»Deelopdracht 1: Scannen van de fysieke personeelsdossiers«-b» Binnen de geïntegreerde politie is het verplicht om per personeelslid een dossier bij te houden met stukken met betrekking tot de loopbaan. Momenteel wordt dit bewaard in een fysiek dossier per persoon. In het kader van digitalisering, transparantie en maatschappelijk verantwoord ondernemen wenst het opdrachtgevend bestuur deze personeelsdossiers te digitaliseren. Daarvoor dienen bestaande dossiers gescand te worden. Alle scanning- en voorbereidingswerken vinden plaats «b»op locatie van het opdrachtgevend bestuur«-b». De leverancier stelt hiervoor «b»het nodige personeel en materiaal ter beschikking«-b» en werkt onder toezicht van het opdrachtgevend bestuur. Voor het scannen wordt een aparte ruimte voorzien en deze ligt op ongeveer 10 meter van de kamer met alle fysieke dossiers. De dossiermappen bestaan uit documenten in «b»verschillende formaten (maximum A3)«-b». Sommige documenten zijn vastgeniet of zitten in plastic mapjes. In totaal gaat het over ongeveer 350 afzonderlijke dossiers, goed voor «b»34,5 lopende meters«-b». Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij in eerste instantie alle bestaande fysieke dossiers digitaliseert door middel van scanning en deze vervolgens integreert in een digitaal archiveringssysteem. Indien een firma een plaatsbezoek wenst in te plannen om zich te vergewissen van de voorziene ruimtes voordat ze een offerte indienen, dan is dit mogelijk. Hiervoor kan contact opgenomen worden met Merel Velle (merel.velle@police.belgium.eu met in CC: pz.oostende.overheidsopdrachten@police.belgium.eu). «b»Deelopdracht 2: Archiveringssoftware (voor onbepaalde duur)«-b» Het is de bedoeling dat deze deelopdracht louter dient om de jaarlijkse kosten voor de software te vergoeden. Voor Deelopdracht 1 wordt een looptijd voorzien van «b»80 werkdagen«-b». Wanneer alle documenten werden gescand en de archiveringssoftware gebruiksklaar is, start deelopdracht 2 op. Deelopdracht 2 heeft een basislooptijd van «b»4 jaar en is daarna jaarlijks verlengbaar voor onbepaalde duur«-b». Deze uitdrukkelijke verlenging wordt telkens 3 maanden voor de verjaring van de oplevering meegedeeld. Op «b»woensdag 17 juni 2026 om 13u30«-b» zal een online infosessie plaatsvinden waar het bestek zal toegelicht worden en waar u vragen kunt stellen over de procedure. Het is niet vereist om deze infosessie te volgen om een offerte te kunnen indienen. U kan de link voor deze infosessie aanvragen bij onderstaande contactpersoon: Contactpersoon: Miguel Gadeyne Telefoon: 059/30 74 53 E-mail: PZ.Oostende.Overheidsopdrachten@police.belgium.eu «u»«b»Vooraleer u een offerte indient, hou zeker rekening met onderstaande bepalingen:«-b»«-u» - De «b»minimumeisen«-b» vanuit de afdeling ICT waaraan de dienstverlening moet voldoen, kan u terugvinden in hoofdstuk «i»III. Technische bepalingen«-i». - De «b»gunningscriteria«-b» zijn de criteria waarop we de offertes zullen beoordelen om te bepalen welke het best aansluit bij de opdracht. Deze criteria worden vermeld onder hoofdstuk «i»I.10 Gunningscriteria«-i», hiervoor is ook een demo vereist. - Onder hoofdstuk «i»I.5 Inhoud van de offerte«-i» wordt opgelijst welke «b»documentatie«-b» toegevoegd moet worden aan uw offerte.

Pouvoir adjudicateur

Secteur d'activité

Services d'archivage informatique