Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

Description du marché

Das Verfahren besteht aus den folgenden Leistungsschwerpunkten: 1. Lieferung aller Lizenzen und Dienstleistungen (inkl. Schulungen) für die benannten drei Piloteinsatzgebiete. 2. Betrieb der Gesamtlösung. Einsatzfelder Mit Einführung des DMS müssen folgende Einsatzfelder realisiert werden: - Elektronischer Rechnungsprozess (Workflow) - Elektronische Personalakte (E-Akte) - Elektronische Geschäftspartnerakte (E-Akte) - Elektronischer Posteingang für die vorgenannten Einsatzgebiete Die näheren Projektanforderungen der ersten Projektphase sind in drei Fachkonzepten und jeweils zugehörigen Prozessabläufen dargestellt: - Konzept Rechnungsprozess.pdf o Konzept Rechnungsprozess Anlage 1 Prozess.pdf - Konzept GP-Akte.pdf - Konzept Personalakte.pdf Dem zukünftigen Auftragnehmer obliegen dabei folgende Aufgaben: - Detailkonzeption der Prozesse - Lieferung der Software - Installation - Modellierung und Übernahme der Prozesse - Schulungen Der elektronische Posteingang wurde nicht als Fachkonzept erarbeitet, da es ausschließlich um die Digitalisierung von eventuell zu den Einsatzgebieten eingehender Papierdokumente geht. Zum überwiegenden Teil wird in den Piloteinsatzgebieten mit echten elektronischen Dokumenten und per E-Mail gearbeitet. Die Quote an zu digitalisierenden Papierdokumenten ist daher verschwindend gering. Für eine spätere, institutsweite Ausrollung der Gesamtlösung ist das Thema digitaler Posteingang allerdings grundsätzlich wichtig. Neben den bisher genannten Anlagen wird folgendes Dokument als Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt: - Anforderungskatalog DMS Anbieter.xlsx Der Anforderungskatalog ist zwingend als elektronisch ausgefülltes Excel-Dokument mit dem Angebot einzureichen. Den in den Anlagen beschriebenen Prozessen liegt nachfolgendes Mengengerüst zugrunde. Die Angaben sollen den Bieter in der Ermittlung und Abschätzung der für die Lösung notwendigen Software-Module und der Anzahl der für die Lösung erforderlichen Lizenzen unterstützen. Für serverbasierte Funktionen und Services sind die Angaben für notwendige Lizenzen aus der Leistungsbeschreibung und dem Lizenzmodell des Bieters abzuleiten. Die relevanten benutzerbezogenen Kennzahlen können aus nachfolgender Liste abgeleitet werden: - Anzahl Benutzer IHP-weit: 500 o Davon etwa 100 Intensivnutzer Aufgrund der schrittweisen Einführung und haushaltsrechtlicher Vorgaben, wird folgende Aufteilung seitens IHP vorgegeben: - Nach Zuschlag: o Kauf aller 250 Benutzerlizenzen - Ab Produktivsetzung der Piloteinsatzgebiete (geplant 01.07.2025) bis 31.12.2025: o Nutzung von 250 Benutzerlizenzen o Zahlung von Wartungsgebühren auf 250 Benutzerlizenzen - Ab 01.01.2026: o Nutzung der restlichen 250 Benutzerlizenzen o Zahlung von Wartungsgebühren auf alle 500 Benutzerlizenzen Hosting und Betrieb der Lösung Neben der Beschaffung der DMS-Lizenzen und der Realisierung der o.g. Einsatzgebiete, wird im Rahmen dieses Vergabeverfahrens ebenfalls der Betrieb der Gesamtlösung ausgeschrieben. Die technische Infrastruktur (virtuelle Server, Betriebssysteme, Datenbanken) wird von der IHP GmbH zur Verfügung gestellt. Die gesamte Landschaft muss zweiteilig (Test- und Produktivsystem) aufgebaut werden.

Pouvoir adjudicateur