Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Kongresses "Virtuelle Welten - wirtschaftliche Chancen im Metaversum" in Stuttgart

Description du marché

Der Auftraggeber veranstaltet am 08.05.2025 in Stuttgart in der Porsche-Arena und der Schleyer Halle erstmals den ganztägigen Kongress "Virtuelle Welten - wirtschaftliche Chancen im Metaversum" als Leuchtturm-Veranstaltung mit überregionaler Strahlkraft zur Stärkung des baden-württembergischen Metaverse-Ökosystems. Der Auftraggeber sucht für die Beratung und Unterstützung bei der Erstellung der Detailkonzeption, die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung mit einer Besucherzahl von rund 1.500 erwarteten Besuchern einen Dienstleister. Zielsetzungen der Veranstaltung sind u. a.: - das Zusammenbringen von Unternehmen (insb. KMU) und Start-ups mit Bezug oder Interesse an Metaverse-Themen für den Aufbau eines Metaverse-Ökosystems in Baden-Württemberg (community building), - die Präsentation konkreter Metaverse-Anwendungen (Use Cases) und aufzeigen der Potentiale es Metaversums für verschiedene Branchen des Mittelstands, - Kompetenzen und Akteure (bes. Metaverse-Anbieter und potenzielle Anwender) im Land sichtbar machen und vernetzen, - eine hochwertige Veranstaltung mit großer Strahlkraft für die Wirtschaft und mit einer angestrebten Besucherzahl von ca. 1.500 Personen. Das Hallenduo (Porsche-Arena und Schleyerhalle) ist für den Auf- und Abbau vom 07. bis 09. Mai 2025 für den Auftraggeber reserviert. Die Location wird direkt vom Auftraggeber gebucht, entsprechende Kosten trägt der Auftraggeber direkt. Sie sind nicht von dem vorliegenden Auftrag umfasst. Als Themenschwerpunkte könnten u.a. berücksichtigt werden: Erfahrungsberichte von Unternehmen und Start-ups, die digitale Vorreiter sind bzw. bei der Erprobung und Einsatz des Metaverse bereits Fortschritte erzielt haben, insbesondere die Abbildung von aktuellen Trends, digitalen Geschäftsmodellen und wirtschaftliche Aspekte. Der Auftraggeber sucht einen Dienstleister, der als Generalunternehmer die Veranstaltung organisieren kann und bei Bedarf auf Subunternehmer zugreift. Das Aufgabenspektrum des Dienstleisters umfasst beispielsweise die nachfolgenden, noch nicht abschließend aufgelisteten Punkte: - Konzeptionelle und Inhaltliche Vorbereitung der Veranstaltung: Entwicklung und Berücksichtigung von interaktiven und kreativen Veranstaltungselementen bei der Konzeption und Durchführung; Ideen zur Förderung von Vernetzung und Austausch der Teilnehmer/innen im Rahmen der Veranstaltung (z. B. Workshop, QuickChecks, Business Speed-Dating); Entwicklung des Rahmenprogramms, u. a. Workshop-Möglichkeiten und Konzeptentwicklung für die Ausstellungsflächen inklusive Organisation und Koordination der Aussteller; Darstellung von möglichen Mitteleinnahmen über Teilnehmergebühren - Organisatorische Vorbereitung der Veranstaltung: Abstimmung mit dem/n Veranstaltungsort/en zu allen mit der Location zusammenhängenden organisatorischen Fragen, insbesondere zur Koordination des Veranstaltungsablaufs unter Berücksichtigung der Pflichten, die von der Veranstaltungsort vorgegeben werden; Organisation der technischen Umsetzung (z.B. leistungsstarkes W-LAN und Veranstaltungstechnik) und der Messe in Kooperation mit beispielsweise einem Messebauer; Organisation einer Aufzeichnungsmöglichkeit des Programms, fotographischer und filmischer Dokumentation während der Veranstaltung; Realisierung eines effizienten und digitalen Anmelde- und Veranstaltungsmanagements der angestrebten Veranstaltung inkl. Möglichkeit eines Bezahlvorgangs sowie Stornierungsoption und Rückabwicklung - Referent/innen, Moderation und Metaverse Use-Cases: Recherche, individuelle Anfrage und Buchung geeigneter bzw. vom Auftraggeber und den Partnern vorgeschlagener Referent/innen - Marketing: Innovatives analoges- und digitales Marketingkonzept für die Veranstaltung. Dabei sollen auch Vorschläge erarbeitet und umgesetzt werden, um neue Gruppen von Interessierten zu erschließen. - Während der Veranstaltung: Organisatorische Mitbetreuung von Auf- und Abbau der Veranstaltung sowie Koordination des Veranstaltungsablaufs am Veranstaltungstag; Teilnehmer/innen-Management am Veranstaltungstag, insbesondere, Eintrittsmanagement und elektronische Registrierung der Teilnehmer/innen mit Erstellung von Namensschildern sowie Check-In und Betreuung u. a. der VIPs, Referent/innen, Presse, Ausstellern, Moderation und Presse; Entwicklung eines Sicherheitskonzeptes - Nach der Veranstaltung: Durchführung einer digitalen Veranstaltungsevaluation mit Beteiligung der Teilnehmer/innen; Erstellung von Dankeschreiben. Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Verfahrens einzelne Leistungsbestandteile zu streichen, zu konkretisieren, zu ergänzen und anzupassen.

Pouvoir adjudicateur