Marché conjoint de services relatif à la location, l’installation et la maintenance d’un logiciel d’archivage électronique, de gestion du courrier et de suivi de tâches pour la Commune et le CPAS de Montigny-le-Tilleul.

Description du marché

Marché conjoint de services. Il a pour objet la location (mise à disposition), l’installation et la maintenance d’un logiciel d’archivage électronique, de gestion du courrier et de suivi de tâches pour la Commune et le CPAS de Montigny-le-Tilleul. Ce projet doit permettre l’amélioration des délais de réponses ainsi que le classement efficace des courriers et l’accès performant aux documents. La commune et le CPAS désire acquérir un logiciel informatique lui permettant d’atteindre les objectifs suivants : - Numériser et archiver les documents de la commune et du CPAS selon un plan d’archivage propre ; - Numériser, encoder et archiver les courriers entrants, sortants et internes selon un plan d’archivage propre ; - Encoder et archiver les courriels entrants et sortants selon un plan d’archivage propre ; - Faciliter la recherche rapide de document ; - Gérer le suivi des tâches (workflow) suite à la réception d’un courrier (instruction, création de document de réponse, contrôle, rappels, liens,…) ; - Transmettre rapidement aux services les documents numérisés sous format électronique et éviter la reproduction inutile de documents ; - Gérer les accès aux documents en fonction des responsabilités de chaque utilisateur et assurer la sécurité et la confidentialité des documents; - Assurer une accessibilité des documents par internet (Cloud) ; - Créer des liens entre les documents relatifs à un même dossier ; - Avoir une base de données des contacts extérieurs de la Commune et du CPAS ; - Générer des statistiques (courrier entrant, courrier sortant, suivi de dossier,…).

Pouvoir adjudicateur

Secteur d'activité

Services de gestion de documents