Organisatie Winters Vilvoorde

Description du marché

Stad Vilvoorde zoekt een organisator (uitbater / programmator) om tijdens de eindejaarsperiode gedurende 3 weken Winters Vilvoorde uit te voeren. Dit voor 3 jaar, voor de periodes 2025-2026, 2026-2027 en 2027-2028. Dit behelst de uitbating van een spiegeltent met een gevarieerd programma op de Grote Markt en in de spiegeltent bestaande uit: • Een horeca invulling van de spiegeltent tijdens Winters Vilvoorde met ruime openingsuren; • Een kerstmarkt op de Grote Markt in chalets tijdens het openingsweekend van Winters Vilvoorde; • Openingsavond en enkele andere vrij toegankelijke activiteiten voor alle bezoekers. De programmatie is gevarieerd en spreekt verschillende leeftijdscategorieën aan, waarbij ook kinderen zeker een plaats krijgen. De organisator die stad Vilvoorde zoekt, staat in voor: • Programmatie: het boeken van de artiesten, de productionele en organisatorische kant van deze optredens (podium, licht, geluid, maar ook veiligheid, vergunning…); • Uitbating: (spiegeltent en kerstmarkt): verkoop drank- en eten, ticketverkoop, materiaalverhuur, nutsverbruik, security tijdens evenementen; • Communicatie: grafisch en lokale en regionale verspreiding gebundeld in een communicatieplan waarbij de huisstijl van de editie 2024 – 2025 nog eenmalig hergebruikt kan worden voor de editie 2025 – 2026 en we vanaf editie 2026 – 2027 een nieuwe campagne willen; • Verbruikskosten: verwarming (stookolie) en afval… • Regelgeving: rond uitbating, milieumaatregelen (herbruikbare bekers), veiligheid, FAVV,… De organisator kan rekenen op volgende ondersteuning van de stad Vilvoorde: • Logistieke ondersteuning: huur spiegeltent met verwarmingsblazers, stroompunten, waterpunten en basis verlichting, huur kerstchalets, stockagecontainers, logistieke stockagetent gekoppeld aan de spiegeltent, integraal toegankelijke wc-wagen gekoppeld aan spiegeltent, feestverlichting in het openbaar domein, securityfirma voor nachtbewaking, en alle event-materialen ter beschikking bij de stad Vilvoorde; • Communicatie ondersteuning: De stad stelt al haar communicatiekanalen ter beschikking om het evenement optimaal te promoten. Dit omvat onder andere: publicatie op de officiële stadswebsite en sociale mediakanalen, een persmoment, aankondigingen in stedelijke communicatie zoals de stadskrant, een promokrant of affichage op infoborden aan de invalswegen, panelen, … en een bus-aan-bus bedeling van de programmatieflyer in Vilvoorde en omliggende gemeenten, goed voor een bereik van ongeveer 60.000 postadressen. • Nutsverbruik: water en elektriciteit.

Pouvoir adjudicateur

Secteur d'activité

Services récréatifs, culturels et sportifs