1. Koude schotels
- Aanbod koude schotels zoals tapasschotels, kazen, charcuterie, vis etc. - Aanbod van verschillende types mini-broodjes (wit, bruin, multigranen, ...) en bijkomende wraps, sandwiches, zachte broodjes in een broodjesmand, box, plateau etc. of een soortgelijk voorstel/ alternatief. Graag toelichten hoe jullie broodjesmanden, boxen, plateau’s of alternatief opgebouwd zijn (foto’s of link naar website eventueel). Bestellen/ leveringen: - Dagelijkse bestelling op weekdagen mogelijk tot ten laatste 9u30 met levering tot 12u00 op de campus. - Graag toelichten op welke manier de producten worden aangeleverd om de versheid te garanderen. - Hoe kan de bestelling geplaatst worden: telefonisch, bestelplatform, e-mail? - Welke reactietijd hanteren jullie gemiddeld ter bevestiging van een bestelling? - Flexibiliteit: hoe springen jullie om met laattijdige bestellingen? Foutieve bestellingen? Eigen voorbeelden. - Indienen/ afhalen/ inwisselen leeggoed, hoe gaat dit in zijn werk? - Wordt er altijd geleverd ongeacht bedrag van de bestelling? Graag middels één A4 blad verwoorden hoe u bovenstaande in uw zaak zou omschrijven. Eventueel met bijgevoegd uw menukaart (digitaal of papier) zie gunningscriteria.
2. Broodjes, wraps en slaatjes
Door verschillende diensten worden regelmatig diverse broodjes, wraps en slaatjes besteld voor vergaderingen, opleidingen en evenementen. De deelopdrachten zullen gebeuren volgens een gelijkwaardige verdeelsleutel van: - 33,3% per leverancier. De hogeschool zal in geen geval kunnen worden aangesproken indien er geen 100% gelijkwaardige verdeling van opdrachten tussen de opdrachtnemers vastgesteld wordt, omdat er in de keuze ook rekening zal gehouden worden met de beschikbaarheid van de opdrachtnemer en omvang van de opdrachten. Aanbod: - Gevarieerd aanbod broodjes, sandwiches, wraps, ... met diverse soorten beleg gepresenteerd op een herbruikbare schotel/ dienblad of apart verpakt afhankelijk van de vraag. Voorzien van dagverse groentjes aangepast aan het hoofdbeleg (bv. broodje brie met honing, okkernoten en appel of broodje zalm met kruidenkaas of dressing, ui, tomaat, ...). Graag toelichten welke soorten broodjes, groentjes/ extra’s jullie hanteren bij de broodjes/ wraps in de voorbeeldlijst van de inventaris. (foto’s of link naar website/ webshop toegelaten). - Gevarieerd aanbod slaatjes samengesteld uit diverse, kraak-verse groenten, naar keuze volledig vegetarisch of met vlees, vis of zuivel. Aangevuld met bijhorende dressing/ saus. Graag toelichten hoe jullie slaatjes ingevuld worden in de voorbeeldlijst van de inventaris. (foto’s of link naar website/ webshop toegelaten). De inschrijver kan zijn voorstel concreet maken door de nodige ondersteunende documenten mee te sturen die de aanbesteder in staat stelt de nodige beoordelingen te doen, zoals foto’s of links naar een website/ webshop. Bestellen/ leveringen: - Dagelijkse bestelling op weekdagen mogelijk tot ten laatste 9u30 met levering tot 12u00 op de campus. - Graag toelichten op welke manier de producten worden aangeleverd om de versheid te garanderen. - Hoe kan de bestelling geplaatst worden: telefonisch, bestelplatform, e-mail? - Welke reactietijd hanteren jullie gemiddeld ter bevestiging van een bestelling? - Flexibiliteit: hoe springen jullie om met laattijdige bestellingen? Foutieve bestellingen? Eigen voorbeelden. - Indienen/ afhalen/ inwisselen leeggoed, hoe gaat dit in zijn werk? - Wordt er altijd geleverd ongeacht bedrag van de bestelling? Graag middels één A4 blad verwoorden hoe u bovenstaande in uw zaak zou omschrijven. Eventueel met bijgevoegd uw menukaart (digitaal of papier) zie gunningscriteria.
3. Maatwerk
Verzorgen van lunches of diners warm/ koud en/ of in buffetvorm. Dit kan variëren tussen bv. walking diner, pastabuffet, beenham, out of the box ... Met of zonder bediening. De posten in dit perceel zijn louter een voorbeeld om een zo goed mogelijk beeld te krijgen op uw formules, producten, prijzen en werkwijze. Verschillende formules per post mogen voorgesteld worden binnen de richtprijs, eventueel vergezeld van fotomateriaal. Het aantal personen varieert hier tussen de 10 à 200 afhankelijk van de activiteit/ evenement. Mini-competitie: Omwille van de grote variatie in activiteiten, lunches, vergaderingen en (externe) evenementen, zal er per evenement een mini-competitie gehouden worden onder de gegunde opdrachtnemers. - Er volgt een concrete omschrijving van het event (data, locatie, aantal personen, wens) per mail. - De offerte stuurt u naar: aankoopdienst@vives.be - Offerte indiening binnen de 7 kalenderdagen - Gunningsbeslissing zal worden gestuurd middels een bestelbon aan de gegunde partij - U bezorgt het mailadres waar de offerte vraag naar toe mag gestuurd worden De hogeschool zal in geen geval kunnen worden aangesproken indien er geen 100% gelijkwaardige verdeling van opdrachten tussen de opdrachtnemers vastgesteld wordt, omdat er in de keuze ook rekening zal gehouden worden met de beschikbaarheid van de opdrachtnemer en omvang van de opdrachten. Percelen 2 en 3 kunnen aan dezelfde inschrijvers gegund worden. Voorzorgsmaatregelen voor percelen 2 en 3 De inschrijver is verantwoordelijk voor de schade die hij door of tijdens de uitvoering van de opdracht zou toebrengen aan gebouwen, bemeubeling, beplanting, wegenis of aan derden, zowel aan hun persoon als aan hun goederen. De dienstverlener is er toe gehouden de hem betekende beschadigingen en gebreken te herstellen binnen de termijn opgelegd in de processen verbaal van vaststelling of in het aangetekend schrijven van kennisgeving. Hij moet de persoon welke hem de opdracht tot herstel heeft betekend, schriftelijk van de voltooiing, behoudens tegenstrijdige vaststelling, inlichten.
4. Recepties
Gevarieerd aanbod fingerfood, koude hapjes/ minibroodjes, warme hapjes, glaasjes en nagerechtje ter afsluit, voor een receptie gepresenteerd op herbruikbare schotels en schaaltjes. Hierbij vragen we ook een minimum aanbod van volgende dranken: cava, (alcoholvrije) pils, witte en rode wijn, non-alcoholische alternatieven, softdrinks en waters (plat en spuit). De prijs omvat ook het gebruik van eventueel bestek, glazen, schaaltjes en schotels, etc. Volgende dient inbegrepen te zijn in de prijs voor perceel 2: - Vlotte Nederlandstalige bediening: personeel wordt aangeleverd door de cateraar (tijdig, voldoende, vriendelijk en bekwaam) - Altijd een Nederlandstalige zaalverantwoordelijke aanwezig - Materiaal: borden, bestek, glazen, etc. - Buffetmaterialen - Vervoer en organisatie van de catering - Meenemen van afwas en afval - De locatie netjes achterlaten Volgende kan mits meerprijs gevraagd worden aan de cateraar: - Occasioneel extra meubilair zoals receptietafels, receptiestoelen, tafellakens, etc. Wij hebben in totaliteit een 5 tot 10-tal grote evenementen per jaar intern (bv. academische opening 400 à 600 personen, Internationale dag van het onderwijs 450 à 550 personen, etc.), verschillende kleinere evenementen intern omstreeks 100 à 150 personen (bv. pensioenviering, beleidsdag, etc.) en een 10 à 15-tal externe evenementen die plaatsvinden binnen een campus van Vives. Mini-competitie: Omwille van de grote variatie in evenementen, zal er per evenement een mini-competitie gehouden worden onder de gegunde opdrachtnemers. - Er volgt een concrete omschrijving van het event (data, locatie, aantal personen, wens) per mail. - De offerte stuurt u naar: aankoopdienst@vives.be - Offerte indiening binnen de 7 kalenderdagen - Gunningsbeslissing zal worden gestuurd middels een bestelbon aan de gegunde partij - U bezorgt het mailadres waar de offerte vraag naar toe mag gestuurd worden De hogeschool zal in geen geval kunnen worden aangesproken indien er geen 100% gelijkwaardige verdeling van opdrachten tussen de opdrachtnemers vastgesteld wordt, omdat er in de keuze ook rekening zal gehouden worden met de beschikbaarheid van de opdrachtnemer en omvang van de opdrachten. Percelen 2 en 3 kunnen aan dezelfde inschrijvers gegund worden. Externe evenementen (in de gebouwen van Vives, op vraag van derden): De inschrijver zal tevens als preferentieel cateraar voorgesteld worden aan derden. De hogeschool krijgt op die activiteiten een vastgelegde fee naargelang het aantal activiteiten die worden verzorgd door de inschrijver op jaarbasis. De modaliteiten van die overeenkomst worden in een apart document vastgelegd. - De mini-competitie is niet van toepassing voor externe evenementen, wel worden de 3 partners voorgedragen aan de externe klant. - Vastgelegde fee op jaarbasis: 250,00 euro < 5 events 500,00 euro 5-10 events 750,00 euro > 10 events - Voorbeeldsituatie: Standaardrecepties van 1,5u à 2u waar het volgende kan worden aangeboden * 7 hapjes in totaliteit waarvan: - 3 koude aperitiefhapjes - 3 warme aperitiefhapjes - 1 glaasje * Fingerfood (chips, olijfjes, nootjes, …) * Dranken: cava, (alcoholvrije) pils, witte en rode wijn, non-alcoholische alternatieven, softdrinks en waters (plat en bruis). - Prijs circa 30,00 à 40,00 p.p. excl. btw - Voor min. 50 personen (kan oplopen tot 600 personen) - Alle bediening, materiaal, transport en organisatie van de catering, opruimen en meenemen afwas en afval inbegrepen.