RAAMOVEREENKOMST VOOR DE ORGANISATIE VAN HET INTERNATIONAAL FIETSCONGRES VELO-CITY 2024 (18 tot en met 21 juni 2024) IN SAMENWERKING MET DE STAD GENT

Description du marché

De Stad Gent is gaststad voor de Velo-city-conferentie editie 2024, georganiseerd door de European Cyclists' Federation (hierna “ECF”). ECF is een onafhankelijke organisatie, met als bestaansreden meer en beter fietsen in Europa te promoten. Daarom organiseert ECF onder andere elk jaar Velo-city samen met de gaststad. Voor 2024 werd Gent gekozen. De vierdaagse conferentie dient als een wereldwijd platform voor kennisuitwisseling en beleidsoverdracht met meer dan 1.400 deelnemers, zoals beleidsmakers, belangenbehartigers, vertegenwoordigers van de industrie en onderzoekers uit meer dan 60 landen. Er worden meer dan 250 sprekers uitgenodigd. Er zal een beurs zijn met meer dan 70 standen, meer dan 4 field visits, een galadiner, een grote bike parade en tal van nevenactiviteiten in en rond de Stad. De conferentie biedt een unieke kans voor de gaststad om zich als groene en actieve stad te presenteren aan de wereldwijde fietsgemeenschap. Het congres vindt plaats van 18 tot en met 21 juni 2024 en zal doorgaan in ‘t Kuipke, de Floraliënhal en het ICC, drie locaties op dezelfde site. De voertaal van het congres is Engels. De Stad Gent zoekt een dienstverlener, meer bepaald een ervaren professional conference organizer (hierna “PCO”) die haar kan bijstaan in de algemene organisatie van het vierdaagse congres. De PCO zal ons bijstaan in de algemene organisatie van het congres en zal daarbij de verantwoordelijkheid hebben over volgende deelaspecten van het congres: project & financial management, venue management (location and catering), partnership / sponsorship, abstract & speaker management, registration management, travel management, on-site management, after care. De aanbestedende overheid wenst de opdracht te gunnen aan één hoofdcontractant, die verantwoordelijk is voor het geheel van de opdracht, met inbegrip van de coördinatie van alle onderdelen van de totaalopdracht en alle onderaannemers. De opdrachtnemer staat in voor de opmaak en opvolging van alle contracten van de onderaannemers alsook voor de inning van bijdragen van deelnemers en sponsors. OPGELET! De aanbestedende overheid zal vóór de uiterste indieningsdatum van de offertes een verplicht plaatsbezoek op de eventlocatie inclusief infosessie organiseren voor alle gegadigden. De aanbestedende overheid verleent een aanwezigheidsattest. Deelname is verplicht voor de inschrijvers; bij afwezigheid kan de gegadigde geen offerte indienen. De termijn voor de uitvoering van de opdracht start vanaf de sluiting van de opdracht (=betekening van de goedkeuring van de gunningsbeslissing; vermoedelijk week 42) tot 4 maanden na de laatste dag van het congres.

Pouvoir adjudicateur

Secteur d'activité

Services d'organisation d'expositions, de foires et de congrès