Raamovereenkomst voor de selectie, set-up, implementatie en het beheer van een end-to-end digitale oplossing voor het flexibel verloningsplan (cafetariaplan/flexible income plan)

Description du marché

Inleiding tot VIB Het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) is een toonaangevend en internationaal erkend onderzoeksinstituut in life sciences en biotechnologie dat grensverleggend fundamenteel onderzoek combineert met innovatie en maatschappelijke impact en actief is vanuit verschillende onderzoekscentra verspreid in Vlaanderen. Binnen de VIB-community werken onderzoekers, professionals in ondersteunende rollen en gespecialiseerde experten samen in een dynamische en sterk diverse omgeving. Vandaag stellen we ongeveer 1.080 medewerkers op de VIB-payroll tewerk met uiteenlopende achtergronden, nationaliteiten en loopbaanprofielen. De organisatie kenmerkt zich door een hoge mate van internationale mobiliteit, een divers personeelsbestand en een grote variatie in contract- en functietypes. Als innovatieve werkgever streeft VIB naar een aantrekkelijk en toekomstgericht HR-beleid waarin flexibiliteit, medewerkersbeleving en competitieve verloning een belangrijke rol spelen. Beschrijving van de opdracht De opdracht heeft tot doel de aanstelling van een opdrachtnemer voor de levering, implementatie en ondersteuning van een end-to-end digitale oplossing voor het beheer van een flexibel verloningsplan (cafetariaplan / flexible income plan). De opdrachtnemer stelt een geïntegreerd digitaal platform ter beschikking en levert de bijhorende diensten, waaronder implementatie, systeemintegratie, opleiding, ondersteuning, SLA-gebaseerde dienstverlening en juridisch-fiscale begeleiding. Deze diensten worden verstrekt gedurende het voortraject, de implementatiefase en de nazorg na ingebruikname. De oplossing dient te voorzien in een permanente (24/7) selfserviceomgeving voor medewerkers en beheerders, met functionaliteiten voor: - het beheer van voordelen en keuzeperiodes; - het uitvoeren van budgetberekeningen en simulaties; - het genereren van rapportering; - audit-proof documentbeheer, inclusief digitale ondertekening; - logging en volledige traceerbaarheid van alle verrichtingen. De oplossing dient te integreren met: - Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (ERP/boekhouding). - Xtend365 HR en Payroll-module De oplossing dient een hoge graad van automatisering te waarborgen en bij te dragen tot een efficiënte en aantoonbare vermindering van de administratieve belasting voor HR-, Payroll- en Finance-processen. De opdrachtnemer waarborgt een geautomatiseerde en audit-proof verwerking van voordelen per medewerker in de boekhouding, inclusief de correcte toewijzing aan grootboekrekeningen, kostenplaatsen en analytische dimensies. De oplossing dient bovendien gestandaardiseerde gegevensuitwisseling en integraties te ondersteunen met externe aanbieders van voordelen, waaronder mobiliteitsaanbieders, leasingmaatschappijen, ICT-leveranciers en aanbieders van laadinfrastructuur en -passen. De oplossing dient schaalbaar en uitbreidbaar te zijn naar bijkomende voordelen en doelgroepen en moet correct kunnen omgaan met meerjarige voordelen, pro rata berekeningen en diverse tewerkstellingssituaties. De opdrachtnemer: - staat in voor de ondersteuning tijdens het voortraject, de implementatie en de testfase; - voorziet in opleiding van beheerders en key users; - verzekert ondersteuning en nazorg na ingebruikname; - levert SLA-gebaseerde dienstverlening; - verstrekt proactief juridisch en fiscaal advies inzake flexibel verlonen; - volgt relevante wetswijzigingen op en zorgt voor de actualisatie van het Flexible Income Plan; - formuleert voorstellen tot optimalisatie en uitbreiding van het voordelenaanbod in functie van marktontwikkelingen.

Pouvoir adjudicateur

Secteur d'activité

Services de mise à disposition de personnel, y compris de personnel temporaire