Raamovereenkomst voor de ter beschikkingstelling (incl. onderhoud en doorontwikkeling) van een reservatie- en beheerssysteem voor gebruik in de Sport Vlaanderen-centra

Description du marché

Met deze selectieleidraad nodigt de Aanbesteder partijen uit om een aanvraag tot deelneming (kandidatuurstelling) voor de opdracht in te dienen. De afdeling sportinfrastructuur van Sport Vlaanderen beschikt momenteel over 13 centra, verspreid in Vlaanderen. In al deze centra kan worden gesport in verschillende accommodaties, gaande van sporthallen, buitenterreinen, schaatsbanen tot paardenpistes en watersportbanen. Elkeen heeft zijn eigenheid en specifieke doelgroepen. In onze centra werken een 150-tal mensen met de huidige software. Sommige zeer intensief, dagelijks, andere sporadisch of enkel raadpleging (via verschillende rechtengroepen). Al onze klanten komen rechtstreeks, of onrechtstreeks in contact met de reservatiesoftware. Verschillende van onze activiteiten worden momenteel digitaal via dit softwaresysteem gestuurd. Klanten kunnen online inschrijven en betalen voor sportkampen en sportlessen en ze kunnen accommodaties reserveren. Aan de kassa kunnen er tickets gekocht worden voor een dagtoegang, artikels kunnen verhuurd en verkocht worden en men kan abonnementen kopen voor verschillende sporten en activiteiten. Back-office worden er dossiers opgemaakt voor grotere projecten zoals sportklassen, grote events en groepsreservaties. Ook zijn meervoudige (seizoens)reserveringen mogelijk. Betalingen gebeuren online, cash of via facturatie achteraf. Herinneringsmails en ontvangsten worden automatisch opgevolgd via het systeem cfr. Onze algemene voorwaarden. Heel dit systeem is gekoppeld met ons boekhoudprogramma dat dagelijks synchroniseert om alles up to date te houden. Ook werden koppelingen voorzien met het Burgerprofiel (inlog), betalingsplatformen en rapportage. De huidige verschillende onderdelen (inschrijvingen, reserveringen, dossiers, kassa, events) zitten in verschillende modules die doorheen de jaren veder ontwikkeld en aangepast zijn geweest. De verschillende onderdelen overlappen echter (bijv. Een dossier is ook een reservatie van een zaal of de aankoop van food) waardoor rapportage niet evident blijkt. Starten met een duidelijke, goede structuur zal de sleutel zijn om een goed nieuw en klantvriendelijk systeem op poten te zetten en hierover vlot te kunnen rapporteren.

Pouvoir adjudicateur

Secteur d'activité

Services de programmation de progiciels