Raamovereenkomst voor een oplossing voor automatische verwerking en goedkeuring van door personeelsleden ingediende onkostennota's

Description du marché

Onderliggende opdracht betreft het opzetten van een raamovereenkomst met volgende doelstellingen: • een Software as a Service oplossing (SaaS) voor het automatiseren van het volledige kostenbeheerproces (registratie, goedkeuring en terugbetaling); • Voor UZ Gent: Geïntegreerd met SAP S/4 hana ERP en SAP SuccessFactors; • Voor UZ Gent: Geïntegreerd met UZ Gent specifieke externe vormingsmodule. • Voor HOGENT: Geïntegreerd met Navision; • Voor HOGENT: API-koppelingen met HOGENT specifieke personeelsadministratie en aanvragenplatform. Conform artikel 48 van de wet van 17 juni 2016 betreft deze opdracht een occasionele gezamenlijke opdracht voor volgende entiteiten: - UZ Gent, Departement ICT, Corneel Heymanslaan 10, 9000 Gent; - HOGENT, Directie Financiën, Geraard de Duivelstraat 5, 9000 Gent. Het UZ Gent heeft tot 31/1/2024 een raamovereenkomst voor het verwerken van digitale onkostennota’s met de firma Rydoo, waarbij deze oplossing is geïntegreerd met het personeelspakket SuccessFactors en het boekhoudpakket SAP. De opdracht heeft betrekking tot alle soorten kosten die door werknemers kunnen worden ingebracht. Dit gaat zowel om kosten op basis van ingebrachte bonnetjes als forfaits. De verschillende bewijsstukken voor de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever moeten kunnen worden gedigitaliseerd. Dit kan zowel via een app (smartphone, tablet, scanner,..) of web applicatie. Na het inbrengen van het bewijsstuk wordt een online goedkeuring gegeven door de verantwoordelijke van de betrokken kostenplaats of project en afhankelijk van het bedrag is een bijkomende goedkeuring vereist volgens de bevoegdheidsdelegatie. Na het doorlopen van de volledige goedkeuringsflow dienen de gegevens automatisch naar ons ERP systeem doorgestuurd te worden zodat er geen manuele invoer van gegevens meer nodig is. Binnen UZ Gent zijn ca. 6.500 medewerkers actief waarvan een 2.500-tal medewerkers regelmatig onkostennota’s indienen. Op jaarbasis worden ca. 14.000 onkostennota’s verwerkt. Op maandbasis dienen gemiddeld 650 medewerkers één of meerdere onkostennota’s in. Voor HoGent zijn er ongeveer 1.100 medewerkers die op jaarbasis een onkostennota indienen. Op jaarbasis worden ca. 3.500 onkostennota’s verwerkt. Op maandbasis dienen gemiddeld 230 (max. 500) medewerkers een onkostennota in.

Pouvoir adjudicateur

Secteur d'activité

Services d'implémentation de logiciels