The First International Conference on Geospatial AI 2026

Dit perceel omvat: o 3 voormiddag koffiepauzes per volledige conferentiedag o 2 namiddag koffiepauzes per volledige conferentiedag o laatste dag: enkel voormiddag o catering voor circa 180–220 deelnemers (max 250) o organisatie op of aansluitend aan de congreslocatie o In het voorstel dienen alle directe en indirecte kosten (met zekerheid gekend en berekenbaar en inherent aan de uitvoering van de opdracht) inbegrepen te zijn, waaronder minstens (doch niet beperkt tot): o kost personeel, o huur meubilair, o opzetten en opkuis, o afvalverwerking, o ... o De cateraar moet het nodige meubilair kunnen voorzien en opnemen in de offerte: tafels voor opzetten cateringstanden, receptietafels voor de gasten etc. o Gelieve in het voorstel duidelijk mee te geven welk BTW-percentage van toepassing zou zijn, gebruik hiervoor de bedoelde kolom in bijlages C en D “Inventaris”. o De vermelde aantallen wat betreft het verwachte aantal personen zijn, hoewel ingeschat naar best vermogen, vermoedelijke hoeveelheden. Deze aantallen zijn indicatief en binden het bestuur op geen enkele wijze. Het finale aantal deelnemers zal finaal worden doorgegeven 10 dagen voor de conferentie plaats vindt.

Toelichting: Dit perceel omvat het organiseren van het conferentiediner in het kader van de internationale conferentie, bestaande uit: o één avondactiviteit in de vorm van een zittend conferentiediner op vrijdag 5 juni 2026; o het conferentiediner vindt plaats op een afzonderlijke restaurantlocatie in Gent, verschillend van de congreslocatie van perceel 1 o het diner is geschikt voor circa 180–220 personen (uitbreidbaar tot maximaal 250 personen); o aandacht voor dieetwensen, allergenen en vegetarische/veganistische opties. o In het voorstel dienen alle directe en indirecte kosten (met zekerheid gekend en berekenbaar en inherent aan de uitvoering van de opdracht) inbegrepen te zijn, waaronder minstens (doch niet beperkt tot): o kost personeel, o huur meubilair, o opzetten en opkuis, o afvalverwerking, o ... o Gelieve in het voorstel duidelijk mee te geven welk BTW-percentage van toepassing zou zijn, gebruik hiervoor de bedoelde kolom in bijlages C en D “Inventaris”. o De vermelde aantallen wat betreft het verwachte aantal personen zijn, hoewel ingeschat naar best vermogen, vermoedelijke hoeveelheden. Deze aantallen zijn indicatief en binden het bestuur op geen enkele wijze. Het finale aantal deelnemers zal finaal worden doorgegeven 10 dagen voor de conferentie plaats vindt.

Toelichting: Dit perceel omvat het ter beschikking stellen van een congreslocatie in Gent, inclusief: o één of meerdere zalen geschikt voor plenaire sessies en parallelle sessies; o foyer- of ontmoetingsruimtes geschikt voor catering en posterpresentaties; o basis audiovisuele infrastructuur (projectie, geluidsinstallatie, microfoons); o technische ondersteuning tijdens de conferentie; o gebruik van sanitair en noodzakelijke logistieke voorzieningen; o schoonmaak en zaalcoördinatie indien van toepassing.