Tietopyyntö: Ostolaskujärjestelmä

Description du marché

TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA TEKNISTÄ VUOROPUHELUA VARTEN. Tämän tietopyynnön avulla kartoitetaan markkinoita ja saadaan hankintaa koskevaa tietoa. Hankintayksikkö ei aloita tietopyynnön julkaisulla tarjouskilpailua, vaan mahdollinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan myöhemmin. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys myöhempään mahdollisesti järjestettävään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Toimittajille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Tähän tietopyyntöön annettuja vastauksia käytetään suunniteltaessa ostolaskujärjestelmän hankintaa. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla olevia toimittajia sekä heidän tuote- ja palveluvalikoimaansa. Tarkoituksena on selvittää tekniset ratkaisut, hinnoitteluperiaatteet ja kustannustaso budjettia varten. Tavoitteena on hankkia ostolaskujärjestelmä. Hankintaan sisältyy myös järjestelmän ylläpito ja kehittäminen. Nyt käytössä oleva ostolaskujärjestelmä on täysin räätälöity ja ostolaskutiedot siirtyvät sieltä toiminnanohjausjärjestelmään. Räätälöity järjestelmä on herkkä muutoksille sekä työläs ja hidas ylläpitää ja päivittää. Hankinnalla halutaan saavuttaa kustannustehokkuutta sekä järjestelmän vakautta toiminnan osalta. Ostolaskujärjestelmältä toivotaan ainakin seuraavia ominaisuuksia: ostolaskujen vastaanottaminen, ostolaskujen lajittelu omiin organisaatioihin, ostolaskujen tiliöinti, ostolaskujen kierrättäminen kolmiportaisen hyväksynnän kautta sekä ostolaskujen ja niiden tietojen toimittaminen muihin järjestelmiin ja HUSin toiminnanohjausjärjestelmään (tällä hetkellä Oraclen Fusion Cloud ERP). Ostolaskujärjestelmältä odotetaan tekoälyn ja automaation tuomia ratkaisuja, kuten koneoppimisen hyödyntämistä laskujen tiliöinnissä. Ostolaskujärjestelmän tulee sisältää laskujen käsittelijöiden hyväksyntärajat ja lomasääntöjen hallinta. Lisäksi HUSia kiinnostaa ostolaskujärjestelmään mahdollisesti sisältyvä oma ostotilaustoiminnallisuus seurantoineen, mahdollisuus liittää ostolaskujen tilauksellisuuden käsittely HUSin nykyisiin ostotilaus-/toiminnanohjausjärjestelmiin sekä yhdistelmä näistä. Järjestelmältä edellytetään myös ostotilaukseen tai sopimukseen perustuvien ostolaskujen automaattista täsmäyttämistä. HUSin järjestelmää käyttää n. 2500 loppukäyttäjää ja järjestelmältä edellytetään käyttäjäystävällisyyttä. HUSilla on tällä hetkellä 36 eri OVT-tunnusta/organisaatiota, joiden mukaan laskut tulee pystyä käsittelemään ja niitä pitää pystyä päivittämään helposti ja nopeasti. HUSille tulee vuosittain noin 350 000 ostolaskua. Erityisesti kuun vaihteet ovat ruuhkaisia sekä ostolaskujen että käyttäjämäärien osalta, joten järjestelmän tulee toimia myös kiirehuipuissa. HUS-yhtymä pyytää kirjallisia kommenttejanne erityisesti seuraaviin kysymyksiin: - Kuinka paljon käyttäjiä tarjoamallanne järjestelmällä on Suomessa? - Onko vastaavia käyttäjiä HUS-yhtymän kanssa toimialan tai kokoluokan osalta? - Onko järjestelmän nykykäyttäjistä suosittelijoita, joihin HUS voisi olla yhteydessä? - Onko järjestelmän käyttäjille yhteisiä tapaamisia tai tilaisuuksia? - Millainen järjestelmän hinnoittelumalli on (lisenssipohjainen, järjestelmän käyttöön perustuva tai jokin muu)? - Miten järjestelmän päivitykset tai käyttökatkokset on toteutettu? - Onko järjestelmästä olemassa testiympäristö, jota voi käyttää myös käyttöönoton jälkeen? - Millainen on toimittajan antama järjestelmän käyttäjätuki ja millä kielellä tuki annetaan? - Minkälainen raportointi järjestelmässä on? Pyydämme huomioimaan, että kaikki materiaali on tarkoitettu ainoastaan tämän markkinavuoropuhelun käymiseen. Hankintayksikkö käsittelee vastauksenne luottamuksellisesti. Tietopyynnön vastausten perusteella toimittajille tullaan tarjoamaan mahdollisuus esitellä ratkaisujaan myöhemmin ilmoitettavalla tavalla, esim. demotilaisuus. Tietopyyntöön vastanneet toimittajat saavat mahdollisesti kommentoitavakseen alustavat tarjouspyyntöasiakirjat. Pyydämme toimittamaan vastaukset tietopyyntöön ja ilmoittamaan kiinnostuksestanne viimeistään 15.10.2024 klo 12:00 mennessä osoitteeseen kilpailutus.ict@hus.fi. Viestin aiheeksi maininta "HUS 651-2023 - Ostolaskujärjestelmä".

Pouvoir adjudicateur